Seja bem-vindo(a) ao SIGEX, o sistema de gestão das atividades de extensão da Unimontes.

A Pró-Reitoria de Extensão desenvolveu o SIGEX com o objetivo de proporcionar maior agilidade e segurança na gestão das ações de extensão. A partir dele, os acadêmicos, professores, coordenadores didáticos, coordenadores de AIEx, entre outros, atuarão integradamente em todas as atividades de extensão, tais como:

• Cadastro e publicação de ações de extensão
• Cadastro e controle de projetos/programas
• Orçamento
• Registro de ações para criação dos relatórios de controle periódico
• Gestão de certificados das ações de extensão
• Microcertificação
• Contabilização automática de carga horária AIEx
• Padronização na tramitação de aprovação e acompanhamento dos projetos/programas de extensão
• Emissão de relatórios estatísticos

A partir de agora, a comunidade universitária terá a sua própria plataforma de extensão na Unimontes: o SIGEX!

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Um projeto é um conjunto de ações processuais e contínuas de caráter educativo, social, cultural, científico ou tecnológico, com objetivo bem definido e prazo determinado. O projeto pode ser vinculado a um Programa (forma preferencial) ou ser registrado como Projeto sem vínculo. O período de duração do projeto é definido pelo proponente, podendo o prazo ser prorrogado por igual período ou fração, após solicitação do proponente e parecer favorável emitido pelas instâncias competentes. Os Projetos Regulares são aqueles propostos pelos Departamentos da Unimontes e os Projetos Especiais são todos aqueles vindos de convênios e contratos e que demandam financiamento próprio.

A criação do projeto ou programa será realizada por meio do sistema. Após o preenchimento dos itens necessários, o projeto poderá ser submetido para os trâmites de aprovação.

Uma vez inserido o projeto ou programa, ele poderá ser salvo para edições futuras, como, por exemplo, o preenchimento completo da equipe, cronograma, despesas, entre outros.

Para a inserção de elementos não textuais, é necessário realizar o preenchimento inicial e garantir que o projeto esteja salvo. Uma vez salvo o projeto, o autor poderá inserir imagens, quadros, tabelas e gráficos, lembrando sempre de referenciar o item inserido no texto do projeto.

Atenção: as imagens, quadros, gráficos e tabelas serão inseridos ao final do documento como anexo ou apêndice, conforme informado pelo autor.

A composição da equipe de trabalho, ações, orçamentos, fontes de recursos e cronograma estarão disponíveis para preenchimento somente após o salvamento do projeto.

Uma vez submetido para aprovação, o projeto entrará no modo de somente leitura, possibilitando sua impressão, download e acompanhamento do processo de aprovação.

O período de realização do projeto ocorrerá conforme aprovado em resolução do CEPEX.

O sistema permite a criação de ações desenvolvidas ao longo do tempo após a aprovação do projeto.

A troca de coordenador de projetos deve ser realizada por meio da coordenadoria vinculada ao projeto. Ressaltando que tais mudanças devem ser aprovadas pelo departamento e pela câmara de extensão.

Os relatórios do sistema utilizam os dados gerados no decorrer do período de abrangência, a partir da conclusão das atividades.

O coordenador do projeto DEVE emitir relatórios trimestrais clicando na aba "Relatórios" e "Criar relatório trimestral". Os dados quantitativos provêm das ações concluídas no trimestre de emissão do relatório. O coordenador pode adicionar informações qualitativas ou complementares, além de anexos comprobatórios, fotos e outros.

As coordenadorias têm acesso aos anexos das ações concluídas, não sendo necessário reenviá-los no relatório.

Mesmo que o relatório trimestral tenha sido enviado, este pode ser substituído e revalidado pela coordenadoria.

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 O sistema possibilita a criação de ações de extensão, com ou sem vínculo a projetos. A emissão de certificados e a publicidade da ação são opcionais.

Após a criação de uma ação, é possível vinculá-la a um projeto aprovado pelo mesmo autor.

Quanto ao item "Quem pode se inscrever", ao selecionar a opção "Qualquer pessoa", a ação se tornará pública e visível no portal, permitindo a inscrição de qualquer usuário.

Ao escolher a opção "Apenas os que eu aprovar", a ação NÃO será pública, de maneira que as participações devem ser inseridas manualmente pelo criador da ação ou por meio de um link compartilhado.

Para informar sobre a data limite para inscrições, preencha os dados no campo "Limite de Inscrição (Público-Alvo)". Caso não seja informado, os participantes poderão se inscrever até o término da ação.

Ações caracterizadas como AIEx podem ser indicadas tanto na natureza da ação quanto na inserção dos membros. Atenção: uma vez que a ação é marcada como finalizada, esses campos não poderão ser alterados.

Após a criação da ação, os membros podem ser inseridos manualmente a partir dos usuários disponíveis no WebGiz ou usuários externos à Unimontes.

Ao inserir imagens, observe os direitos autorais. Ao cadastrar uma ação aberta ao público, a imagem escolhida pelo autor será exibida na página inicial do portal.

Os relatórios do sistema são gerados automaticamente e buscam por ações finalizadas no período informado pelo autor.

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Os certificados são emitidos, gerenciados e verificados pelo sistema. Com a opção de impressão e verificação pelo QrCode ou chave de validação.

O sistema possui um modelo de certificado “padrão” pré-aprovado pelas coordenadorias e podem ser emitidos pelos autores, tanto para os membros da equipe da ação, quanto para os inscritos.

Modelos de certificados personalizados podem ser criados por qualquer professor da Universidade. Uma vez criado, o modelo é enviado para a PREx, para avaliação.

Após a aprovação, os modelos de certificados personalizados ficam disponíveis para serem utilizados por todos os professores durante a emissão de certificados.

A emissão dos certificados ocorre a partir da seleção de um modelo de certificado e uma ação finalizada.

Uma vez selecionada a ação e modelo, o sistema permite a emissão individual, através do nome e CPF, ou coletiva, através da seleção dos membros colaboradores e inscritos na ação.

Os certificados emitidos para acadêmicos e pessoas cadastradas no sistemas podem ser visualizados no menu "Meus Certificados". Para pessoas sem cadastro no sistema, o certificado pode ser buscado através do menu "Buscar Certificados" na página inicial do SiGex, informando o CPF do participante.

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O sistema permite o gerenciamento dos programas da extensão. O método de escrita e aprovação segue os mesmos trâmites dos projetos.

Uma vez salva a estrutura inicial do programa, os projetos que fazem parte da composição do programa podem ser inseridos na aba "Projetos", na página de gestão do programa.

Para vincular um projeto a um programa será necessário informar um código/chave, disponível apenas para o autor do projeto, que deverá ser compartilhado com o coordenador do programa.

Caso seja necessário o desvínculo de um projeto com o programa, apenas o coordenador do programa poderá desvinculá-lo.

Relatórios enviados por um projeto vinculado ao programa NÃO serão enviados diretamente às coordenadorias. Em vez disso, são submetido ao coordenador do programa para aprovação prévia.

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O SiGex incorpora a gestão da Atividades Integradas da Extensão - AIEx com registro e validação da carga horária.

Atividades de natureza AIEx são oriundas das atividades de extensão informadas pelo professor coordenador das ações do SiGex ou inseridas manualmente pelo acadêmico.

As atividades AIEx são enviadas para o coordenador AIEx do curso do acadêmico para aprovação e validação.

A troca de coordenador de AIEx mantém o registro de aprovações das horas cumpridas pelo coordenador vigente da aprovação.

A mudança de coordenador de AIEx deve ser solicitada a PREX informando nome completo do novo professor coordenador.

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Os usuários listados podem acessar os projetos enviados ao departamento para leitura e apreciação. Um novo item no Menu do sistema será apresentado para o professor de nome “Departamento” com lista de todos os projetos a serem avaliados. Não é possível vincular um projeto específico a um determinado professor.

Os projetos devem ser avaliados utilizando a opção “Novos”. O chefe do departamento, ao clicar em “Acessar”, terá informações básicas dos projetos e programas submetidos.

Para obter informações completas acerca dos projetos/programas submetidos, clique na opção “Ver” projeto/programa completo em PDF.

Na opção “Avaliados” são apresentados os projetos/programas avaliados pelo departamento mas que ainda não foram publicados.

“Em execução” são apresentados os projetos/programas que foram aprovados por todas as instâncias e estão ou estiveram em execução.

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O perfil acadêmico é integrado ao WebGiz e permite a gestão de atividades de extensão realizadas pelo acadêmico.

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O sistema permite a existência de membros avaliadores de projetos e programas submetidos tanto para departamentos, câmara de extensão e CEPEx.

O professor que é avaliador em um destes três grupos, terá acesso a um novo item no menu do sistema, com lista de todos os projetos a serem apreciados.

Os dados do perfil são integrados ao WebGiz fornecidos pela Secretaria geral ou de origem externa a Unimontes, cadastrados e logados através de email.

Os perfis são subdivididos em três tipos de usuário, Aluno, Professor, e Outros. Na tela de login, basta informar o numero de matrícula, código de login do professor ou email (usuários externos) para acesso ao sistema.

Devem ser tomados alguns cuidados adicionais para usuários com mais de um código de acesso ao WEB GIZ, pois os mesmos acessos existem no SiGex como perfis independentes.

Usuários utilizando o perfil vinculado ao WebGiz que necessitam gerenciar dados do perfil, inclusive dados de acesso, devem alterar diretamente pelo WebGiz ou procurar a Secretaria Geral (3229-8040 ou secretaria.recepcao@unimontes.br).

Usuários externos podem alterar dados cadastrados através do próprio sistema, inclusive mudar senha de acesso.